Følg

Nytt läsår och inställing av återanmälan

Återanmälan - checklista!

 

Denna vägledning visar dig hur du skapar ett nytt läsår och hur du förbereder återanmälan.

 Man skapar det nya läsåret under Grunddata – Läsår.

Förberedelser till återanmälan gör man under Grunddata – Anmälning/Återanmälan.

E-mail som skickas ut automatiskt ligger under Grunddata – Mall.

Betalning/tariffer ska skapas före första betalningen och det finns en särskild beskrivning i vägledningen ”Betalningar”.

 

Skapa nytt läsår

Det är lämpligt att göra de uppdateringarna i följande ordning:

  1. Skapa nytt läsår (Grunddata - Grunddata)

 

  1. Kopiera lärardata (Grunddata - Hantering) + ev. skapa nya lärare

  2. Grupp/Länk (Grunddata – Hantering)

  3. Nya/ändrade ämnen
  1. Div. övrig förberedelse – kan göras senare
  • Skapa semesterplan (Grunddata - Semester och helgdagar)
  • Sätt upp fakturering (kopiera tariffer etc.)

 

Förberedelser återanmälan

  1. Kontrollera status för återanmälningsbara ämnen - (Grunddata – inställningar för anmälan- och återanmälan)
  1. Anmälningsfält – Vilken data ska godkännas när eleven återanmäler sig (Grunddata – inställningar för anmälan- och återanmälan)
  1. Inställning för återanmälan + återanmälningstexter (Grunddata – inställningar för anmälan- och återanmälan)
  2. Mallar

 

Process för återanmälan

  1. Öppen för återanmälan (Grunddata – inställningar för anmälan- och återanmälan)
  1. Skicka ut ett e-mail angående återanmälan till alla aktiva elever + elever som står i kö.

  2. 14 dagar (valfritt) före deadline – Påminn de elever som inte har reagerat.
  1. Stäng återanmälan

 

 

 

Skapa nytt läsår

 

1.    Skapa nytt läsår


Välj Grunddata – Läsår – Grunddata


Skapa och namnge det nya läsåret. De ”yttre” gränserna, 01-08-16 – 31-07-2017 är automatisk definierat i systemet. De ”inre” gränserna (undervisningsstart och undervisningsslut) och läsårslängd ex. 36 veckor skrivs in manuellt.

Färgkoden är endast synlig som en varningslampa när du har valt ett annat läsår än det läsår som dagens datum är i.

Årsarbetstiden är beräknat utifrån antal arbetsdagar i läsåret.

Tryck   -  Det nya läsåret kan nu väljas överst på sidan.

Undervisningsstart och -slut samt läsårets längd kan redigeras i efterhand, men om elevernas återanmälan redan har påbörjats bör man kontakta Speedadmin för att vara säker på att alla elevers startdatum är korrekta.   

2.    Lärardata

 

Grunddata -> Hantering (Läsår)-> Kopiera lärardata (Flik)

Kopiering av lärardata gör du från det gamla/nuvarande läsåret.

Det är möjligt att kopiera:

  • Löneförhållande (endast nödvändigt om man inte använder OK15 Löneförhållanden).
  • Tilldelade lokaler (rekomenderas).
  • Läraraktivitet (bör värderas om det är aktuellt att det ska kopieras över)

 

Löneförhållande ska i samband med OK15 redigeras i efterhand på varje lärare.

Se separat i OK15 vägledning. Det behövs inte ett sluttadum i OK15-löneförhållande.

Löneförhållanden behöver därför nödvändigtvis inte bli kopierade framöver.



Finns det ingenting att kopiera är det för att förhållandet redan är kopierat eller att det inte finns något att kopiera.

Nya lärare

Skapas och löneförhållande sätts in: Sök lärare -> Ny lärare

Skriv in basisdata på den nya läraren och klicka på ”Skapa”

 

Härefter väljer du löneförhållande och vilket ämne läraren ska undervisa i och/eller vikarie och ev. tilldelad lokal.

3.    Grupper

 Välj Grunddata – Läsår – Hantering – Kopiera Grupp

 

Kopiera Grupp: Grupper som elever återanmäler sig till skapas automatiskt. Om det inte är någon elev som återanmäler sig så skapas den inte. Ska en grupp skapas oavsett om elever återanmäler sig eller inte, kan du välja att kopiera den.

För att ”läsår-länka” grupper (se nästa avsnitt), ska berörda grupper kopieras.

      

Välj Grunddata – Läsår – Hantering – Grupp Läsår Länk

Grupp Läsår Länk: Här ”länkas” grupper så elever automatisk överförs till en annan grupp när de har återanmält sig.

Ex.: Eleverna på Teori 1 blir överförda till Teori 2 om de återanmäler sig. Nu är ”Teori 1 och Teori 2 ”Länkade”. Om eleverna ska fortsätta i samma grupp så ska de inte ”länkas”.
På återanmälningen visas den grupp som det länkas till.

 

4.    Ämne och Ämnestyp

 

Överväg om det finns ämnen som inte är aktuella i det kommande läsåret eller om det är erbjudanden som ska skapas.

Likaså om det finns Undervisningstyper, som inte längre ska användas, eller eventuellt stängas för anmälan. Detta gör man under Grunddata – Ämne.

Om ett ämne inte längre är aktuellt, kan man göra det ”inte aktivt” på ämnets grundkort, eller på översikten.

                          

 

5.    Div. övrig förberedelse (kan göras senare)

Skapa semesterplan

Grunddata - Lov och helgdagar – Stå i det nya läsåret!

Semester och helgdagar är beroende av läsåren och måste därför skrivas in för varje läsår.

  1. Semesterplaner – Om du önskar att använda flera semesterplaner så skapas dessa.
    Arbetstid semesterplan krävs pga. Planläggning av arbetstid (OK15).
  2. Tilldelning – Här kan du lägga till de olika semesterplanerna på Ämnen. Som utgångspunkt har alla ”Standard”.
  3. Lovdagar – här definierar du de Lovdagar som er aktuella för varje enskild Lovplan

Alla semesterplaner har Standard semesterplan som grundlag och därför gäller semesterdagarna som är inlagda i Standard för alla semesterplaner oavsett Arbetstid semesterplan – den har endast de semesterdagar som är definierat specifikt för den.

 

Ställ in fakturering (kopiera tariff etc.)

Tariffer är beroende av läsåret och måste därför skapas i det nya läsåret eller kopieras in från förra läsåret. Grunddata - Tariff

Därefter ska du lägga alla in alla tariffer på taxorna eller kopiera in det från förra läsåret. Grunddata - Taxa

Nu kan du se om alla ämnen är kopplade med den rätt taxa. Listor – Listbibliotek – ”Ämne översikt”.

När alla tariffer är aktiva så blir tariffen automatiska pålagt på de elever som har återanmält sig eller blivit placerat på ett nytt ämne. Du kan eventuellt ta bort alla dessa betalningar och uppdatera på nytt när du anpassat alla tariffer och taxor. Grunddata – Betalningsfunktioner.

För mer info se vägledningen om ”Fakturering”. Inställning av fakturering kan du vänta med till läsåret är igång.

 

 

 

 

Förberedelse för återanmälan 

1.    Kontrollera status för återanmälningsbara ämnen.

För att bli erbjuden återanmälan på ett ämne så får det inte finnas ett slutdatum på ämnet. Finns det ett slutdatum på ämnet så kommer man inte kunna välja ämnet på återanmälningsöversikten och kommer dessutom inte vara inkluderat på återanmälningslistan där man skickar ut e-mails ifrån, i samband med öppningen av återanmälan.

Utöver det ska ämnet vara satt till att vara öppen för återanmälan. Är så inte tillfället så kommer eleven se sitt ämne i återanmälningsöversikten, men kommer inte kunna välja att fortsätta på ämnet.  

 

Sammanlagd överblick och återanmälningsbara ämnen.

Grunddata – Inställningar för anmälan och återanmälan – fliken Ämnescheck.

Här hittar du en översikt över alla de individuella ämnen samt grupper per. Avdelning – Kategori.

Man kan se en separat status på anmälan och återanmälan eller en samlad översikt.  

Du kan redigera direkt i översikten som uppdateras automatiskt. Med symbolerna är det möjligt för att se status för återanmälan av varje enskilt ämne.

Fortsätter: Ämnet är öppet för anmälan och eleven fortsätter på samma ämne och med samma lärare i kommande läsår.

Fortsätter inte: Ämnet är inte öppet för anmälan och eleverna kommer inte kunna välja att fortsätta på ämnet.

Fortsätter i annan grupp: Läsårslänken där eleverna genom återanmälan bli överförda till en annan grupp i kommande läsåret. Önskar man att göra en läsårslänk så ska man kopiera (eller skapa manuellt) den grupp man vill länka till i kommande läsåret.

Inte relevant: För dessa linjer är det inte möjligt att göra val, då det inte är aktuellt i inställningen.

 

Det är dessutom möjligt att kontrollera om ämnet är synligt i anmäliningsträdet och redigera eller lägga till det till trädet:

 

2.    Anmälningsfält

 

Grunddata – Inställningar för anmälan och återanmälan – fliken Fält

Om du klickar Redigera kan du anpassa vilka fält som elev/vårdnadshavare ska godkänna i samband med återanmälan, samt redigera ordningsföljden. Det är dessutom möjligt att lägga till/ta bort fälten helt. Man kan även lägga till helt nya frågor.

Det är förhållandevis enkelt för elev/vårdnadshavare att godkänna data, men när det gäller fält som har innehåll som inte ”bör” ändras, rekommenderar vi att det inte krävs godkännande på. Namn och CPR-NR. kan inte ändras av elev/vårdnadshavare vid återanmälan.

Härunder ser du hur eleverna upplever återanmälningssidan där de måste acceptera deras information i förhållande till anmälningsfältinställningen.

Det är dessutom möjligt att skapa nya frågor på denna sidan med hjälp av knappen ”lägg till” som finns nederst på bilderna, eller så kan man välja de befintliga frågorna i rullgardinsmenyn:

 

3.    Inställning för återanmälan / anmälan.

Grunddata – Inställningar för återanmälan och anmälan – fliken Generellt

 

 

Generellt:

Tillåt prioritering – gäller för både nya elever och för återanmälan.

Kan välja flera underkategorier – gör det möjligt för eleven att lägga till flera underkategorier vid samma ämne. Därmed kommer eleven bli skapad med ett ämne per underkategori på kölistan.

Elever loggar in i detta läsår – Elever loggar in i nuvarande läsår och det ändras först när ni önskar att de ska ha tillgång till schemat för kommande läsåret. För att genomföra återanmälan ska eleverna logga in i nuvarande läsår.

Anmälningsår – Klass per. aug. detta år.

Nya elever

Anmälan är öppen - är i princip alltid öppen för nya elever

Skicka e-mail till ny elev/Godkänt – Här kan man också trycka på länken och anpassa den mall som ska skickas ut.

Befintliga elever

Anmälan för befintliga är öppen hela året, om det är möjligt för befintliga elever att lägga till ämnen till deras kölista.

Återanmälan är öppen i en period på våren, där eleverna har möjlighet för att återanmäla sig till både aktiva och ämnen i kölista. Likaså är ämnet öppen för anmälan. Det är dessutom möjligt att ge eleverna möjligheten för att redigera deras ämnen med följande:

  • Uppehåll
  • Byte av ämne (eleven uppmanas om att välja ett annat ämne)
  • Byte av lektionslängd (eleven uppmanas om att lämna en kommentar)
  • Byte av lärare (eleven uppmanas om att lämna en kommentar)

 

Som en ny funktion är det möjligt att endast utföra återanmälan av elever som står i kö, så de bekräftar sin plats i kölistan. Alla aktiva elever kan automatiskt överföras av Speedadmin – kontakta supporten för detta.

Om man använder ”Avbokningsfunktionen” i Speedadmin ska denna inaktiveras under återanmälningsprocessen.       

Texter

Grunddata – Inställningar för återanmälan – fliken Texter

Här redigerar du de texter som används i samband med Återanmälan och Anmälan. Du bör kolla igenom alla texter så du är säker på att den rätta informationen kommer ut till användarna.