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Umstieg auf Speedadmin

Diesem Artikle beigefügt ist das Handbuch für den Anfang und erstes Setup mit Speedadmin. Sie finden die Word version im Anhang von diesem Artikel.

Kontrollliste für den Umstieg auf Speedadmin

  1. Abteilung und Kategorie Struktur erstellen
  2. Die gewünschten Unterrichtsarten und Unterrichtsangebote erstellen
  3. Die gewünschten Unterrichtsangebote durchgehen und die notwendigen Unterrichtsarten an die Unterrichtsangebote anknüpfen.
  4. Gruppen basierend auf Unterrichtsangebote und Unterrichtsart erstellen.
  5. Unterrichtsangebote in der online Anmeldung erstellen sowie informationstexte und anmelde Felder im online Anmeldeformular erstellen.
  6. Automatische E-Mail und SMS Schablonen durchgehen und eventuell neue erstellen.
  7. Unter Einstellungen -> Einstellungen, Daten eintragen.

 

Abteilung – Kategorie – Online Anmeldung

Der Aufbau der Unterrichtsstruktur in Speedadmin wird in den folgenden Sektionen beschrieben. Erfahrungsgemäß ist es empfehlenswert den Aufbau von Abteilung, Kategorie, Unterrichtsangebote und Unterrichtsarten so einfach wie möglich zu gestalten.

Ein Beispiel für den Aufbau einer solchen Struktur ist auf der letzten Seite vorzufinden.

Man kann in der bereits Eksistierenden Anmeldung einen Ansatz für den Aufbau der Struktur nehmen.

Abteilung & Kategori

  • ABTEILUNG (Die Funktion von Abteilungen wird in Speedadmin angewandt, wenn es in der Schule finanziell unabhängige Abteilungen gibt z.b. Musik und Kunst. Besteht kein Anlass für eine finanzielle Trennung von Abteilungen genügt oft eine Abteilung)
  • KATEGORIE (Hier wird die generelle Kategorisierung der Unterrichtsangebote vorgenommen. Dies könnten Kategorien wie z.b. MUSIK, DRAMA und VISUELLE KUNST sein.)

Sollten Kategorien durch Import von Daten bereits erstellt sein können diese umbenannt werden oder wenn keine Unterrichtsangebote daran angeknüpft sind gelöscht werden. Neue Kategorien können auch frei erstellt werden.

An diese erstellten Kategorien werden wie erwähnt die Unterrichtsangebote bei der Erstellung angeknüpft. Es entsteht eine Struktur mit 3 Niveaus die wie folgt aussieht:

 ABTEILUNG

  • KATEGORIE
    • UNTERRICHTSANGEBOT

Ein Unterrichtsangebot wie Gitarre könnte wie folgt aussehen:

 

Online Anmeldung

Die Anmeldung und der unter Einstellungen zu findende Anmeldungsbaum ist eine Funktion die den Aufbau der für die Schüleranmeldung wichtige online Anmeldung organisiert.

Die Idee hier ist das die Anmeldung nach einer Baumstruktur aufgebaut ist. Diese kann die in Speedadmin vorhandene „Abteilung – Kategorie – Unterrichtsangebot“ Struktur wiederspiegeln doch der anmeldebaum braucht nicht alle in Speedadmin eingetragene Kategorien oder Unterrichtsangebote widerzuspiegeln.

Es ist auch nicht notwendig für jedes Angebot eine Sektion zu erstellen.

Hier ein Beispiel des Menüs des Anmeldungsbaums:

Neue Schüler können den Zugang zu den Unterrichtsangeboten durch einen intuitiven Aufbau und Menü Struktur erlangen. Wie im unteren Beispiel gezeigt:

1.

2.

 

3.

  

Der Aufbau des Anmeldebaums spiegelt sich also im online Anmeldeformular ab und dieser ist als Ausgangspunkt für die einfache und reibungslose Anmeldung von Schülern zugeschnitten. Der vorherige Aufbau der Abteilung und Kategorie Struktur kann aber als Vorlage für die Anmeldung dienen.

 

Unterrichts Angebote, Unterkategorie und Unterrichtsart

Erstellen und redigieren eines Unterrichtsangebotes

EINSTELLUNGEN -> UNTERRICHTSANGEBOT:

Hier werden Unterrichts Angebote erstellt und auch bearbeitet. Nachdem ein Unterrichtsangebot erstellt wird können auch die passenden Unterrichtsarten angeknüpft werden.

Bei der Erstellung eines Unterrichtsangebotes werden folgende Informationen angegeben:

  • Name: Dies ist der Name des Unterrichtsangebotes.
  • Öffentlicher Name: Der Öffentliche Name wird nur in der Anmeldung gezeigt.
  • Abteilung-Kategorie: Hier wird die Abteilung und Kategorie für das Unterrichtsangebot angegeben.
  • Fach Code: Wird für den Zweck von Einreichung von Statistik in Speedadmin genutzt.
  • Anmeldungsfeld Set: Dieses Set bestimmt welche Felder bei der Wahl dieses Unterrichtsangebotes bei der Anmeldung aufgerufen werden. Für weitere Informationen empfehlen wir hier die Anleitung spezifisch für die Anmeldung im Forum.
  • Urlaubsplan: Hier ist es möglich zwischen mehreren Urlaubsplänen zu wählen, wenn es mehr als 1 plan gibt. Hier hat das System den „Standard“ Urlaubsplan vorgegeben.
  • Aktiv: Soll das Angebot im System aktiv sein? Als Standard ist in diesem Feld abgehakt, wird der haken entfernt wird sich das Unterrichtsangebot im System passiv verhalten, das heißt es kann in viele Funktionen nicht aktiv mit einbezogen werden. Es kann doch für Perioden den Wunsch geben ein Angebot "Passiv“ im System zu behalten als alternativ dieses zu löschen.

Nachdem die grundlegenden Informationen eingetragen sind kann man das Unterrichtsangebot erstellen. Doch Das Unterrichts Angebot ist dadurch noch nicht "Komplet“ es fehlt noch Minimum eine Unterrichtsart.

Unterrichtsart

EINSTELLUNGEN -> UNTERRICHTSART

Hier können die verschiedenen Unterrichtsarten die zu den Unterrichtangeboten angeboten werden erstellt werden.

Hier ist es wiederrum praktisch wenn man nur so viele Unterrichtsarten wie notwendig erstellt. Eine Unterrichtsart kann für mehrere Unterrichtsangebote verwendet werden. Hier ist es typisch das man als Minimum eine Unterrichtsart mit dem Namen „Gruppe“ und „Einzelunterricht“ erstellt. Es kann doch vorkommen das mehrere Unterrichtsarten für ein Unterrichtsangebot gebraucht wird.

Um eine Unterrichtsart zu erstellen müssen folgende Felder angegeben werden:

  • Unterrichtsart: Ist der Name der Unterrichtsart. Hier ist es empfehlenswert alle Namen zu differenzieren. Wenn mehrere Unterrichtsarten von „Einzel“ Unterricht geschaffen werden, dass diese wie oben im Beispiel gezeigt noch die Minuten für den Unterricht dazugeschrieben werden. Dies macht es einfacher bei der Knüpfung zum Unterrichtsangebot die richtige Unterrichtsart zu wählen.

 

  • Anzahl Minuten: Hier wird die Minuten Anzahl für die Unterrichtsart angegeben. Hier muss bemerkt sein das die Minuten Angabe bei der Knüpfung zum Unterrichts Angebot benutzt wird aber auch flexibel verändert werden kann. Mit anderen Worten ist dies nur was das System vorschlägt und nicht zwingend bindend.

 

  • Anzahl Mal: Hier wird angegeben wie viele Male der Unterricht über das gesamte Unterrichtsjahr abgehalten wird. Die Anzahl ist wie bei den Minuten ein Vorschlag des Systems und kann auch flexibel verändert werden.

 

  • Gruppenunterricht, Gruppe, Chor o.Ä.: Hier wird festgelegt ob diese Unterrichtsart für eine gruppe verwendet werden kann. Diese Einstellung ist sehr wichtig, da ein Unterrichts Angebot ohne eine Unterrichtsart für gruppen es nicht ermöglicht später eine gruppe zu schaffen. Gruppen sind in Speedadmin auf Unterrichtsangeboten basiert und brauchen dementsprechend eine Gruppen Unterrichtsart an ein Unterrichtsangebot angeknüpft.

 

  • Anzahl Unterrichtsangebote, die diese Art verwenden: Hier ist es möglich zu sehen an welche Unterrichtsangebote die Unterrichtsart angeknüpft ist.

 

  • Aktiv: Um im System verwendbar zu sein muss „aktiv“ als „ja“ gesetzt werden. Bei der Erstellung einer neuen Unterrichtsart wird das System als Standard „ja“ einstellen. Dies kann wie die anderen Daten später geändert werden.

 

  • Zeitrechnung Pool 1 & 2 Prozent: Diese beiden Felder setzen eine prozentuelle Zeitrechnung für die Unterrichtsart im Zusammenhang mit dem Unterrichtsangebot damit Lohnverhältnisse für Lehrer registriert und berechnet werden können.

Wenn das System Unterrichtsarten zur Verfügung hat können diese in der Stammdaten Übersicht des Unterrichtsangebotes angeknüpft werden. Das Fähnchen „Unterrichtsart“ unter den Stammdaten des Unterrichtsangebotes ist hierfür zuständig. Die im System eingetragenen Unterrichtsarten können leicht zum Unterrichtsangebot hinzugefügt werden und die Daten auch individuell verändert werden, wenn kleinere Abweichungen vom Standard erforderlich ist. Zum Beispiel, wenn „Einzelunterricht 30 Minuten“ bei dem Unterrichtsangebot „Schlagzeug Erwachsene“ die Unterrichtsanzahl anstatt den „Standard“ 40-mal zum Beispiel nur 38-mal Unterricht gegeben wird.

 

Was das System nicht automatisch einsetzt wenn Sie die Unterrichtsart hinzufügen ist:

  • Volles Schuljahr: Soll das System unabhängig von „Anzahl mal“ jede mögliche Woche von Unterrichts Begin am Anfang des Schuljahres bis Unterrichtsschluss an Schuljahresende Unterricht buchen. Das heißt so viele Unterrichts Gänge wie Wochen für Unterricht vorhanden sind?
  • Zulassen: ( Anmeldung: & Wiederanmeldung: ) Hier wird Standard vom System „ja“ angesetzt. Dies bedeutet das im online Anmeldeformular diese Unterrichts Art zu der Wahl in der Anmeldung anknüpft. Bei mehreren Unterrichtsarten wird der Schüler in der online Anmeldung vor die Wahl gestellt welche Unterrichts Art er für das Unterrichtsangebot wünscht.
  • Aktiv: Ob die Unterrichtsart für dieses Unterrichtsangebot aktiv ist.
  • Tarif: Bestimmt welcher Tarif für diese Art von Unterrichtsart angesetzt ist. Mit anderen Worten, wie viel und wie oft man für den Unterricht Zahlt. (Dies wird näher in der Sektion 4. Zahlungen/Buchführung näher erklärt)

Unterkategorie

Wenn ein Unterrichtsangebot mit einer Unterrichtsart versehen ist ist das Unterrichtsangebot grundlegend fertig. Doch es gibt in vielen Fällen das Bedürfnis ein Unterrichtsangebot noch mit anderen Eigenschaften zu versehen, unter anderem eine oder mehrere unter Kategorien.

Diese werden einfach unter dem Fähnchen „Unterkategorie“ unter den grundlegenden Daten des Unterrichtsangebotes eingetragen und durch nummern unter „Reihenfolge“ sortiert. Beispiele für Unterkategorien währe „Montag“, „Dienstag“ oder „Mittwoch“ . Dies wird in der online Anmeldung zu dem Unterrichtsangebot als Optionen angezeigt und man kann ohne Stellungnahme nicht fortfahre. Die Unterkategorien werden als einfache Text Information in der Anmeldung des Schülers in speedadmin hinzugefügt.

Unterkategorien können z.b. auch Gebäude, Räume oder Zeitpunkt sein.

 

Tarif im Zusammenhang mit dem Unterrichtsangebot und der Unterrichtsart

Die vorherigen punkte beschreiben das Unterrichtsangebot und haben beschrieben wie die Unterrichtsart festsetzt wie der Schüler den Unterricht in Minuten und Unterrichtsgängen absolvieren. Die Unter Kategorie sorgt in der Online Anmeldung für die Möglichkeit ein weiteres Detail an die Wahl bei der Anmeldung beizufügen. Was doch noch nicht definiert ist der Tarif der für das Unterrichtsangebot mit der gewählten Unterrichtsart gelten muss. Dies werden wir im Folgenden abschnitt beschreiben.

Tarif

Bevor man einen Tarif effektiv im System nutzen kann muss vor oder nach der Erstellung des Tarifs die Raten erstellen werden die in den Tarifen nutzbar sein sollen.

Die Raten können unter EINSTELLUNGEN -> Raten erstellt werden.

Im hierunten gezeigtem Beispiel sind 2 Raten erstellt worden, genannt „Frühjahr 1“ und „Herbst 1“. Es können doch auch bei Bedarf 12 raten erstellt werden. Diese werden typisch von 01 bis 12 nummeriert, können aber auch nach den Monaten benannt werden.Es ist hier wichtig die Ratennummern mit der Buchhaltung abzustimmen da eventuelle Buchhaltung mit festen Raten Bezeichnungen arbeiten. Hier muss gleichfalls das Verfallsdatum abgestimmt werden.

Raten müssen bei jedem neuen Schuljahr neu angegeben werden. Doch gibt es die Funktion die Raten des letzten Schuljahres zu kopieren. Sind die notwendigen Raten mit Verfallsdatum erstellt können diese an die Tarife angeknüpft werden.

Die Erstellung von Raten wird unter der Sektion mit Tarifen etwas gründlicher erklärt.

Ein Tarif wird in Speedadmin unter EINSTELLUNGEN -> TARIF erstellt.

In der Übersicht können werden die bereits erstellten Tarife gezeigt und es kann nach einem Tarif gesucht werden und nach Zahlungsart gefiltert werden, auch ob „aktive“ Tarife angezeigt werden.

Um einen neuen Tarif zu erstellen kann man rechts über der Tarifliste  drücken.

Danach gibt man die Grundlegenden Daten des Tarifs ein:

  • Name: Dies ist der im System anwendbare Name des Tarifs z.b. „Standard Schülertarif“ „Einzelunterricht“ oder „Gruppentarif“.
  • Jährlicher gesamtpreis: Dies ist der gesamtpreis der für den Tarif angerechnet wird, und setzt die obere Grenze des Betrages der für den Tarif und dadurch auch für das Angebot angesetzt wird. Dieser Betrag setzt nicht die spezifischen Beträge für die Raten an, sondern sichert das die einzelnen Raten zusammengelegt nicht mehr als z.b. 200 Euro ansetzen. Es ist hier logisch anzunehmen das der Jährliche gesamtpreis aus Anzahl raten mal Ratenbeträge besteht. Doch ist ein falscher betrag im Jährlichen gesamtpreis nicht ausschlaggebend auf die später angesetzten Ratenbeträge.
  • Preis pro Lektion: Hier kann der Preis für eine Lektion angegeben werden. Wenn der Jährliche gesamtpreis für ein Unterrichtsangebot 200 Euro beträgt und das Unterrichtsangebot hat 20 Lektionen kann man mit Vorteil 10 Euro angeben. Dies macht es für das System möglich, wenn der Schüler später in eine gruppe eintritt und nur 15 mal Unterricht hat eine Berechnung und Preisvorschlag anzugeben. Diese Preisvorschläge (nicht genehmigte Zahlungen) müssen aber immer vom Superuser genehmigt werden und sind abhängig von den Regeln der Automatik für die „Nicht genehmigte Zahlungen“. Wenn keine Berechnung des Preises gewünscht ist kann hier „0“ angesetzt werden.
  • Zahlungsart: Die Zahlungsart kann die Zahlungen die für den Tarif in verschiedene „Abteilungen“ aufteilen. Wenn bei der finanziellen Übersicht oder späteren Durchgang der finanziellen Aufzeichnungen eine finanzielle Aufteilung und Spezifikation nötig ist wird es mit angeben einer spezifischen Zahlungsart am Tarif ermöglicht. Zahlungsarten könnten „Musikschule“ oder auch „Kunstschule“ sein.
  • Spezifikation:

Sind die grundlegenden Daten eingegeben kann man den Tarif fertig stellen. Vergleichbar mit dem Unterrichtsangebot ist der Tarif ohne Anknüpfungen der Raten noch nicht Komplet. Im unteren Beispiel ist ein bereits vorhandener Tarif unter der Sektion „Raten“ mit 2 Raten versehen, doch kann man nach Bedarf mehr raten anknüpfen.

Die Voraussetzung um in der „Raten“ Sektion des Tarifs anknüpfbar sind ist das sie unter EINSTELLUNGEN -> RATEN erstellt werden.

Raten

EINSTELLUNGEN -> RATEN

In diesem Menu können die vorgesehenen Raten erstellt werden. Die hier eingesetzten raten können für alle Tarife angeknüpft werden die in Speedadmin erstellt sind.

Man muss hier beachten das wenn man verschiedene Zahlungsarten im System verwendet das für jede Zahlungsart die Raten angelegt werden.

  • (Name): Hier wird die Raten Nummer gewählt oder auch der Raten Name. Die hier verfügbaren Raten Bezeichnungen werden von Speedadmin nach Wunsch voreingestellt.
  • Verfallsdatum: Hier wird das Verfallsdatum für die Rate mit Absprache mit der Finanzabteilung/Buchhaltung festgesetzt.

Wichtig ist hier auch zu bemerken das die Raten in einem neuen Schuljahr nicht automatisch in das neu erstellte Schuljahr in Speedadmin kopiert wird. Dies muss manuell unter EINSTELLUNGEN -> RATEN durchgeführt werden. Der Grund hierfür ist das das Verfallsdatum überprüft und angepasst werden muss. Man kann doch mit dem Knopf „Von letzter Saison kopieren“ die Daten aus der letzten Saison kopieren .

Wenn die Raten im Raten Menu von Speedadmin angelegt sind können diese den Tarifen hinzugefügt werden.

Zusammenfassung

Ein Unterrichtsangebot ist kurz gefasst wie folgt in Speedadmin funktional effektiv:

Unterrichtsangebot - Grundlegende Daten

  • Unterrichtsart - wie soll der Schüler unterrichtet werden?
  • Tarif - Was soll der Schüler für die Unterrichts Art zahlen?
  • Raten - Die grundlegenden Raten müssen erstellt werden und der Tarif muss mit Raten versehen werden.                                          

Zusätzliche Funktionen

Es fallen noch weitere Aufgaben im Zusammenhang mit dem ersten Setup in Speedadmin an. Diese werden in den hier unten angegebenen Sektionen behandelt. Diese brauchen nicht chronologisch ausgeführt zu werden sind aber sehr wichtig.

Schablonen

EINSTELLUNGEN -> SCHABLONEN (Stammdaten)

  • SMS: Hier können Sms Schablonen die in der Nachrichten Funktion das abschicken von Standard Sms Nachrichten erleichtert. Diese Schablonen können als „Meine eigenen“ die nur für den eingeloggten Benutzer sichtbar sind erstellt werden. Oder als „Global“ was die Schablone nutzbar für alle Superuser macht.
  • E-Mail: Genau wie bei den SMS Schablonen können Schablonen für E-Mail Nachrichten erstellt werden. Auch „Meine eigenen“ und „Global“, doch gibt es unter E-Mail die vom System benutzten „Speedadmin Schablonen“. Dieser Schablonentyp wird im Zusammenhang mit verschiedenen Systemfunktionen genutzt. Unter anderem eine automatische Bestätigung nach abgeschlossener Anmeldung eines Schülers. Diese Schablonen können dennoch von Superusern verändert werden, doch sollte beachtet werden das diese Schablonen ständig durch das System genutzt wird und die Schablonen immer aktuell und korrekt sein müssen.

Einstellungen (System)

EINSTELLUNGEN -> EINSTELLUNGEN (System)

In diesem Menu kann der Name ihrer Schule oder Institution angegeben werden sowie die offizielle E-Mail-Adresse die das System in gewissen zusammenhängen nutzt.

Wichtig! Nach jeder Änderung nicht vergessen zu „Speichern“

  • Stundenrechnungsmethode: Hier wird festgelegt wie Speedadmin die für die Lehrerabrechnung und Studenberechnung wichtigen Einstellungen und Möglichkeiten berechnet. In Speedadmin gibt es mehrere Modelle aber es ist hier zu empfehlen sich mit dem Speedadmin Support in Verbindung zu setzen bevor Sie sich festlegen. Diese Einstellung kann nur durch den speedadmin Support geändert werden.
  • Zahlungsverfahren: Hier wird im System festgelegt welches Zahlungsverfahren Speedadmin im System ansetzen soll. Dies sorgt dafür im „Buchhaltungs“ Menu Speedadmin das Datei Formate und Funktionen dem angesetzten Finanzsystem und Zahlungsverfahren entsprechend freigeschaltet wird. Diese Einstellung kann nur durch den Speedadmin Support geändert werden.
  • Kundennummer: Hier kann die Funktion aktiviert werden in Speedadmin ein zusätzliches Feld zur Angabe von Kundennummern an Zahlern.
  • Methode: Hier wird festgelegt ob das System persönliche Ausweissnummern als Benutzer Name nutzen soll.
  • Name des E-Mail Absenders: Diese Einstellung soll nur unter Absprache mit Speedadmin Mitarbeitern geändert werden.
  • Name des SMS Absenders: Hier ist eine begrenzte Anzahl an Charakteren möglich und ist Standard als „Musikschule“ definiert
  • E-Mail der Schule/Name/Adresse/Kommune: Diese Informationen können vom System genutzt werden und wir empfehlen hier diese Informationen anzugeben.

E-Mail Absender

Hier können andere E-Mail Absender Adressen abgegeben werden. Dies kann zum Beispiel die Haupt Adresse der Musikschule/Institution sein. Diese wird als Absender Adresse für andere Nutzer sichtbar sein und kann als alternative zur eigenen Absender Adresse angegeben werden. Dies ist besonders praktisch wenn antworten der Empfänger an eine andere Mailbox weitergeleitet werden sollen.

E-Mail/SMS Signatur

Hier kann die Standard Signatur für E-Mail und Sms festgelegt werden. Diese wird automatisch jeder neu geöffneten E-Mail oder Sms hinzugefügt.

Standard Unterkategorien und Typen

Hier kann man einen oder mehrere Unterkategorien angeben die unter den Unterrichtsangeboten mit einem einzelnen Knopfdruck eingesetzt werden können.

Datei(en)

Hier kann ein Standard Mietvertrag und das Standarddokument für eine Raum Übersicht hochgeladen werden. In dieser Sektion wird auch abgegeben welche Datenfelder dieses Dokument verwenden kann.

Bilder

Hier können Bilder hochgeladen werden die in Speedadmin benutzt werden. Zum Beispiel das Schullogo das im Anmeldeformular angezeigt werden kann.

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