Følg

Oprettelse af ny sæson + Gentilmelding (ny version)

Du finder her en manual der step-by-step fører dig igennem hvordan du opsætter din nye sæson og (gen)tilmeldingsprocessen.

Ny sæson oprettelse

Det vil være hensigtsmæssigt at foretage opdateringerne i følgende rækkefølge:

1. Opret Ny sæson (Stamdata - Opret sæson)

På nederst linie indsættes navn på næste sæson samt en farvekode for sæsonen. Farvekode vises bla. som advarselssignal når man har valgt en sæson som d.d. ikke er i.

Start- og slutdato for sæsonen kan ikke justeres, men er fastlagt af Speedadmin.

mceclip1.png

2. Opret Ferie og Sæonplan (Stamdata – Ferie og sæsonplaner) - Stå i kommende sæson (20/21)

  1. a) Tilføj 5 ugers ferie (vigtig ikke mere eller mindre pga. timeberegning)
  2. b) Tilføj afspadsering / Nuldage
  3. c) Elev feriedage - vil blive publiseret på app og portal som generel ferie for skolen.
  4. d) Sæsonplaner - hvilke dage ønsker man at kunne ligge undervisning og hvilke er undervisningsfri.

mceclip2.png

Se evt. udvidet vejledning for Ferie og sæsonplaner HER

3. Kopier lærerdata (Stamdata - Kopier sæson data) + evt. opret nye lærer - Stå i nuværende sæson

Det er på denne sidde muligt at kopiere hold. Såfremt hold ikke kopieres vil de blive automatisk oprettet når/hvis en elev gentilmelder sig det pågældende hold. 

Det er også muligt at kopiere div. lærerdata (Tildelte lokaler, Lærer aktiviteter og Opgaveoversigt - aftalt):

mceclip3.png

 

4. Sammenspil/Link (Stamdata – Til- og gentilmeldings indstillinger – Fag i tilmeldingen)

Stå i nuværende sæson

Såfremt alle elever på et hold skal flyttes automatisk til et andet hold ved gentilmelding, så er det muligt at opsætte på denne side. 

mceclip4.png

 

5. Tilpas undervisningstilbud (Stamdata – Undervisningstilbud) - Stå i nuværende sæson

Gennemgå nuværende undervisningstilbud og tjek om underkategorier eller beskrivelser skal opdateret. Derudover overvej om der er nye tilbud der skal oprettes.

6. Klargøring af fakturering - kan fint vente. Se uddybende vejledning HER

 

Gentilmelding forberedelse

Man kan overordnet vælge 3 måder at få sine elever overført eller gentilmeldt til den nye sæson:

  1. Både aktive og venteliste elever bliver bedt om at gentilmelde sig for at bevare deres plads. De vil på samme tidspunkt opdatere deres stamdata.
  2. Kun venteliste elever bliver bedt om at gentilmelde sig for at beholde deres plads på ventelisten. Elever på ventelisten som ikke gentilmelder sig vil efterfølgende få deres fag på venteliste gjort inaktive ved en "venteliste oprydning". Aktive elever vil ligesom punktet under blive overført til næste sæson ved henvendelse til Speedadmin Support. 
  3. Ingen gentilmeldingsproces ønskes - alle aktive og venteliste elever forventes at fortsætte.                     I dette tilfælde sættes der en deadline for udmeldelse. Efter deadline er passeret sender superbruger en email til Speedadmin support og beder dem overfører alle aktive elever. Venteliste elever er "sæson uafhængig", så de forbliver aktive på ventelisten uden behov for håndtering. 

For punkt 2 og 3 vil man fortsat kunne få opdateret værge/elev data ved brug af "Tilmelding version 2", hvor værge/elev automatisk bliver bedt om at opdatere felter sat til at "Skal accepteres" når de logger ind. Se vejledning for "Den nye tilmelding"

Nedenstående beskrivelse vil have fokus på ovenstående scenarie 1 og 2 gennemført med den nye tilmelding.

1. Tjek status for Gentilmeldbare fag - (Stamdata –> Til- og gentilmeldings indstillinger -> Fag i tilmelding)

Vælg "Gentilmelding" status. Alle fag og hold vises grupperet pr. afdeling. På listen er det muligt at:

  1.  Aktivere / Deaktivere om gentilmelding er tilladt for det enkelte fag/hold. 
  2. Vælg alternativt hold som elever automatisk skal fortsætte på hvis de gentilmelder sig. 

mceclip0.png

Såfremt gentilmelding ikke er tilladt vil dette fremgå tydeligt på elevens gentilmeldingsliste:

mceclip1.png

Hvis fag/hold slet ikke skal være synlig ved gentilmelding, skal eleven have en slutdato på deres fag/hold (senest 31/7). Fag med slutdato bliver altså ikke vist når eleven gennemfører sin gentilmelding.

 

2. Tilmeldingsfelter – hvilke data skal accepteres når eleven gentilmelder sig (Stamdata –> Til- og gentilmeldings indstillinger -> Felter)

Felter som værge/elev skal godkende ved login eller gentilmelding markeres i kolonnen "Skal accepteres"

 mceclip2.png

Obs - Værge/Elev kan ikke redigere i fødselsdato, Cpr.nr, Fornavn og Efternavn, men de kan redigere i alle øvrige felter i tilmeldingen. Felter som "Skal accepteres" skal markeres som godkendt for at kunne gennemfører gentilmeldingen.

Eks:

mceclip3.png

 

3. Indstilling for gentilmelding + Gentilmeldings tekster (Stamdata Til- og gentilmeldings indstillinger -> Generelt)

mceclip4.png

  • Sørg for at have aktiveret "Tilmelding version 2"
  • Elever skal logge ind i nuværende sæson for at kunne angive hvilke fag de vil fortsætte på.
  • Tilmeldingsår angiver hvilket skoleår man indhenter klasse informationer for

mceclip5.png

  • Aktivére gentilmelding
  • "Bekræft stamdata efter (dage)" - angiver antal dage inden værge/elev ved login bliver bedt om at opdatere deres data. 
  • Tilpas mail skabeloner - som i nedenstående punkt 5. 
  • Angiv hvilke valgmuligheder 
  • SCENARIE 2 - KUN VENTELISTE GENTILMELDING kan aktiveres ved at sætte "Kun ventelisten kan gentilmeldes" til Ja

 

4. Tilpas tekst og design (Stamdata Til- og gentilmeldings indstillinger -> Tekster)

I den nye tilmelding er det muligt at skræddersy design og tekst i en "live-editor":

mceclip6.png

Live-editoren åbnes herved. Det er i denne muligt at rediger eller tilføje felter:

mceclip7.png Ovenstående eksempel vil ved værge login se således ud:

mceclip8.png

 

5. Tjek skabeloner for automatisk udsendte mails (Stamdata - Email og SMS skabeloner - Speedadmin skabelover);

mceclip5.png

 

 

Gentilmeldings proces

1. Åben for gentilmelding (Stamdata - Til- og gentilmeldings indstillinger)

        mceclip9.png

 

2. Send email til alle aktive elever og/eller ventelisteelever omkring gentilmelding

Brug Lister - Standard liste "Gentilmelding" (Husk at stå i kommende sæson)

mceclip10.png

Vær opmærksom på at Ventelistefilter skal sættes korrekt. Elever tilmeldt før skæringsdatoen vil blive bedt om at gentilmelde sig. Elever tilmeldt efter datoen behøver ikke at gentilmelde sig, da venteliste oprydning ikke vil gælde for disse elever. 

Obs. Hvis man ikke har ændret indstilling for brugernavn til at være Autogenereret brugernavn bør dette ændres før man udsender email, så nyt brugernavn kan udsendes i samme omgang! Vejledning for nyt brugernavn

I emailen brug flettefelt "Login information" for at dele brugernavn samt link til oprette nyt kodeord. Kun nødvendigt at sende til værger. 

OBS - det er kun muligt for værge-/betaler profiler at gennemfører gentilmelding. Elever kan ikke selv gennemfører gentilmeldingen

 

3. 14 dage (valgfrit) før sidste frist – Ryk elever der ikke har reageret

Brug ovenstående liste.

I denne film vises hvordan værger oplever gentilmelding baseret på den NY tilmelding:

4. Luk gentilmelding

mceclip11.png

 

Når gentilmelding er gennemført se VEJLEDNING FOR "Gentilmelding lukket - efterbehandling"

Var denne artikel en hjælp?
0 ud af 0 fandt dette nyttigt
Har du flere spørgsmål? Indsend en anmodning

0 Kommentarer

Log ind for at kommentere.